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本书从行政部的实际工作出发，将行政部工作细化分类，系统介绍了来访接待管理、文书印章管理、会议会务管理、企业公关管理、安全保密管理、总务后勤管理6大工作事项和75个工作小项。本书不仅通过图表结合的方式提炼工作中的要点和标准，而且为行政部开展工作提供各类实用的操作工具，还通过 “工作笔记”为新员工提供可靠经验。本书具有很强的操作性和可读性。本书不仅适用于企业经营管理者、行政管理人员及其从业人员使用，也适合企业培训师、咨询师、高校师生以及其他有志于从事企业行政管理工作的广大读者阅读和使用。

第1章  行政部职责与角色001

1.1行政部做什么002

1.1.1来访接待管理002

1.1.2文书印信管理002

1.1.3会议会务管理003

1.1.4企业公关管理003

1.1.5安全保密管理003

1.1.6总务后勤管理005

1.2行政部扮演何种角色006

1.2.1企业高级参谋006

1.2.2沟通协调者006

1.2.3执行监督者006

1.2.4保障服务者006

1.2.5灵魂塑造者007

工作笔记007

第2章  来访接待管理实操011

2.1来访接待方案如何做012

2.1.1确定接待规格012

2.1.2选择接待形式013

2.1.3编制接待方案013

2.2日常接待工作怎么做016

2.2.1布置接待环境016

2.2.2准备接待用品017

2.2.3接待来宾来访017

2.2.4送别来宾来访020

2.2.5掌握接待礼仪021

2.3如何做好涉外接待025

2.3.1做好接待前期准备025

2.3.2合理安排礼宾次序025

2.3.3掌握悬挂国旗礼仪028

2.3.4掌握礼品馈赠技巧029

工作笔记030

第3章  文书印章管理实操035

3.1文书如何管理036

3.1.1明确文书撰写标准036

3.1.2规范文书收发管理046

3.1.3加强公文执行督办051

3.2印章如何管控054

3.2.1明确刻制要求054

3.2.2加强印章保管056

3.2.3规范印章使用058

3.3信件/快递如何管理060

3.3.1规范分类与登记060

3.3.2做好分发与回复061

3.4文档如何管理062

3.4.1规范文书归档062

3.4.2加强档案鉴定065

3.4.3做好档案保管066

3.4.4明确档案使用067

3.4.5搞好文档清理069

工作笔记070

第4章  会议会务工作实操072

4.1会前筹备需做什么073

4.1.1建立会议制度073

4.1.2做好会议筹备078

4.1.3筹划会议外包088

4.2会议期间如何管理089

4.2.1组织签到工作089

4.2.2引导人员入座090

4.2.3分发会议文件091

4.2.4做好会议服务协调091

4.3会后事项如何处理094

4.3.1做好会场清退管理094

4.3.2规范会议纪要管理095

4.3.3加强会议效果评估098

4.4会议成本如何控制100

4.4.1控制会议机会成本100

4.4.2控制会议费用预算100

工作笔记103

第5章  企业公关管理实操107

5.1公关活动怎样做108

5.1.1加强公关活动策划108

5.1.2规范日常公关工作115

5.2危机公关如何解119

5.2.1做好日常准备119

5.2.2规范过程处理121

5.2.3完善后续处理123

5.3对外关系如何处124

5.3.1做好政府公关管理工作125

5.3.2做好媒体公关管理工作126

工作笔记129

第6章  安全保密管理实操131

6.1值班工作怎么管132

6.1.1安排值班工作132

6.1.2明确值班要求133

6.1.3做好值班记录133

6.2安全工作如何抓135

6.2.1建立安全管理制度135

6.2.2加强安全教育宣传137

6.2.3做好安全事件处理139

6.2.4规范消防安全管理143

6.3保密工作如何做147

6.3.1做好定密与调整147

6.3.2完善技术保密管理149

6.3.3加强信息保密管理152

6.3.4规范档案保密管理154

工作笔记159

第7章  总务后勤管理实操161

7.1办公室5S活动如何推162

7.1.1做好办公室整理工作162

7.1.2规范办公室整顿工作164

7.1.3加强办公室清扫工作166

7.1.4深化办公室清洁管理168

7.1.5提升办公室素养管理171

7.2财产物资如何监管173

7.2.1规范办公用品的管理173

7.2.2加强固定资产的管理179

7.3出差管理如何管控190

7.3.1明确出差管理工作要点190

7.3.2合理控制出差费用支出193

7.4企业车辆怎么调控196

7.4.1做好车辆日常管理196

7.4.2规范车辆调度和使用200

7.4.3加强车辆安全管理202

7.5员工食宿如何管理206

7.5.1完善员工住宿管理206

7.5.2健全员工餐饮管理212

7.6医务室如何管理216

7.6.1规范医务室人员管理216

7.6.2规范医务室医药管理216

7.6.3加强医务室服务管理217

7.7企业文化如何建设217

7.7.1规划文化建设217

7.7.2建设企业文化218

7.7.3评估文化建设220

工作笔记221

人力资源工作网——WWW.CHINAHRW.NET，创建于2010年，弗布克旗下专业人力资源网站，定位于人力建设的四个通道：HRM、HRD、HRT和HRA，致力于为广大人力资源工作者提供基于工作的服务，并助力人力资源工作者的学习、成长和考试。

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前言

在智能时代，企业在变得简洁的同时也在不断复杂化。这种简洁体现在人工智能将帮助人们从占大部分时间、精力的琐碎事务中解放出来，而将更多精力集中于处理工作中的关键环节；其复杂化在于人们的工作将更多地直面复杂的人性本身。行政部工作同样也面临着这个问题的考验。那么如何让行政部工作适应时代的发展？如何将行政部工作变得清晰有效，使每一位行政部员工能明确工作目标；抓住工作中的关键点；掌握正确处理工作事项的技巧方法；并在短时间内找到提升自我的路径，终在行政部繁琐工作中找到自己的简易工作法；等等。为解决上述问题，《行政管理工作手册》从行政部工作实际出发，以行政部的来访接待管理、文书印章管理、会议会务管理、企业公关管理、安全保密管理、总务后勤管理6大工作事项为中心，在明确行政部工作事项及其扮演角色的基础上，分章讲述每个大事项所包含的工作小项。提供精细化、实务化的解决方案，讲述每个小项时，主要对各小项的关键环节、操作流程、执行标准、制度体系建设以及可使用的工具等进行讲解。在每一章的结尾，本书还增添了“工作笔记”，为读者提供开展工作的技巧。本书内容结构具有以下四大特点。1.细化事项，全面讲解，易于落实的工作指导本书将行政部所要处理的各项工作事项细化成各个小项，在各个小项中针对岗位任职人员的实际工作情况，明确工作标准，提供相关知识和指导，使行政部各岗位的工作目标能落实到位。达到了工作事项与行政人员、岗位得以紧密结合的效果。2.以实际为路，用图表说明，清晰明了的工作思路本书的内容按照行政部各工作事项开展的顺序逐步讲解工作内各项事项的目标、标准并为实际操作提供技巧和工具；同时运用图表的形式，归纳提炼工作要点，使原本繁琐的行政工作变得清晰有序，为行政部工作人员如何开展工作提供了简单有效的工作思路。3.用模板学习，以工具执行，简单有效的提升技巧为了使读者能通过阅读本书，快速提升工作技巧，本书在各章节中根据各类工作事项的实际应用情况，增加了制度、方案、表格等模板和工具。读者既可以将书中工具直接用于实际工作中；也可以通过学习模仿和改造各类工作模板，不断提升工作技巧。4.有例为证，心得指导，直指问题的工作笔记在每章结尾，本书通过增添“工作笔记”，向读者讲述发生在行政岗位各工作事项中的真实案例，为读者提高工作能力、迅速缩短与其他同事之间的差距提供经验。在本书编写过程中，孙立宏、孙宗坤、贾月、程富建、董连香负责资料的收集和整理以及图表编排，王淑敏、刘伟参与编写了本书的第1章，程淑丽、王楠、韩燕参与编写了本书的第2章，李作学、齐艳霞、王海燕参与编写了本书的第3章，权锡哲、金丹仙、刘俊敏参与编写了本书的第4章，班克武、李艳、孙佩红参与编写了本书的第5章，李相兰、关俊强、唐丽颖参与编写了本书的第6章，王鹤鹏、王瑞永、李亚慧参与编写了本书的第7章，全书由人力资源工作网王楠统撰定稿。编者2017年12月